Homeoffice

GDPR

Po vyhlásení mimoriadneho stavu a zavedení prísnych karanténnych opatrení vyzvali hlavný hygienik, premiér aj minister práce, sociálnych vecí a rodiny zamestnávateľov, aby ľuďom umožnili  pracovať čo najviac z domu.

Z doteraz často prezentovaného zamestnaneckého benefitu sa stáva nevyhnutnosť, na ktorú sme však doteraz na Slovensku neboli veľmi zvyknutí. Podľa európskeho štatistického úradu Eurostat totiž túto možnosť doteraz využívalo pravidelne iba 3,6 Slovakov, čo je výrazne menej ako v niektorých iných krajinách Únie.

Ak máme v záplave dnešných obáv nájsť niečo pozitívne, môže to byť poznanie, že na diaľku sa dnes dá zvládnuť oveľa viac práce (ale napríklad aj vzdelávania), ako si doteraz mnohí mysleli. Pre tisíce ľudí to môže znamenať výrazné obmedzenie alebo úplný koniec zbytočného cestovania, väčšiu flexibilitu a lepšiu rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom.

Je prirodzené, že pri rýchlom, náhlom a sčasti vynútenom nábehu na home office nie je väčšina firiem ani úradov na model vzdialeného fungovania technicky ani organizačne pripravená. Pretože pri každom nešťastí sa nájdu ľudia, ktorí ho chcú zneužiť, je dôležité zabezpečiť, aby bola dátová prevádzka v rámci firmy a konektivita so zamestnancami bezpečná, spoľahlivá a bezproblémová.

Home office: pravidlá pre fungovanie vo firme

Súčasné bezpečnostné opatrenia v súvislosti s koronavírom vyžadujú od všetkých firiem zaistiť zvýšenú mieru práce z domova. Stanovte zamestnancom presné pravidlá pre prácu z domova a prispôsobte tomu niektoré vnútorné procesy.

Pre koho je home office doporučený:

Home office je doporučený pre zamestnancov, ktorí vykonávajú samostatne duševnú prácu, ku ktorej potrebujú len počítač, prípadne internet a niektoré cloudové služby. 

Pokiaľ zamestnanec vykonáva manuálnu prácu alebo nemá doma pre prácu kľudné podmienky, nie je pre neho home office vhodný. 

Aké pravidlá platia pri práci z domu?

Na prácu z domu je potrebný súhlas alebo dohoda so zamestnávateľom. 

Domácka práca (trvalý home office) sa riadi ustanoveniami Zákonníka práce (§ 52) a pravidlami dohodnutými v pracovnej zmluve. Viac menej sa uplatnia rovnaké pravidlá ako vo vzťahu k ostatným zamestnancom, okrem niektorých výnimiek ustanovených Zákonníkom práce (napr. zamestnancovi pri domáckej práci nepatrí náhrada mzdy okrem úmrtia rodinného príslušníka, nepatrí mu ani mzda za prácu nadčas, ak sa zamestnanec so zamestnávateľom nedohodne inak). 

Pri dočasnom Home office Zákonník práce nehovorí o žiadnych jeho podmienkach. Preto je dobré si ich so zamestnancom vopred dohodnúť a zakotviť napríklad v internom predpise, s ktorým musí byť zamestnanec preukázateľne oboznámený alebo v dodatku k pracovnej zmluve.

Ako môže zamestnávateľ kontrolovať zamestnanca pri práci z domu?

Pri Home office nemá zamestnávateľ možnosť uplatňovať kontrolné nástroje, ktoré uplatňuje voči zamestnancom na pracovisku. Napriek tomu by mal aspoň čiastočne dohliadať nad prácou zamestnanca z domu. Vhodným riešením je napríklad zasielanie denného výkazu zo strany zamestnanca do konkrétnej hodiny určenej zamestnávateľom. Prípadne je možné využiť softvérovú aplikáciu merania času stráveného na projekte.

Je zamestnávateľ povinný pri Home office dodržiavať BOZP?

Aj keď zamestnanec pracuje z domu, zamestnávateľ má ohľadne bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci (BOZP) rovnaké povinnosti ako voči zamestnancom pracujúcim na pracovisku. To znamená, že zamestnávateľ je povinný dodržiavať BOZP aj pri Home office, teda nesie zodpovednosť za dodržiavanie týchto pravidiel. 

Na zamestnanca sa pri Home office hľadí, akoby bol v práci a akýkoľvek úraz, ku ktorému dôjde pri výkone práce z domu, môže byť považovaný za pracovný úraz. 

Stravovanie a Home offcie – ako je to so zabezpečením stravovania pri práci z domu?

Zákonník práce (§ 152 ods. 2) ustanovuje, že nárok na poskytnutie stravy má zamestnanec, ktorý v rámci pracovnej zmeny vykonáva prácu viac ako štyri hodiny. Zamestnávateľ poskytne finančný príspevok na stravovanie aj zamestnancovi pri výkone domáckej práce, ak mu nezabezpečí jedno teplé hlavné jedlo vrátane vhodného nápoja alebo ak by bolo zabezpečenie stravovania jedlom bolo v rozpore s povahou vykonávanej domáckej práce (§ 152 ods. 7). 

To znamená, že zamestnanec pracujúci z domu má, za splnenia podmienky odpracovania viac ako štyroch hodín, nárok na stravné. Zamestnávateľ je preto pri Home office povinný poskytnúť zamestnancovi finančný príspevok na stravovanie (stravné lístky či stravovaciu kartu), ak mu stravovanie nezabezpečí inak. 

PN-ka pri Home office

V prípade, že sa zamestnanec pracujúci z domu stane dočasne práceneschopným má rovnako ako ostatní zamestnanci nárok na náhradu mzdy od zamestnávateľa počas prvých desiatich dní a od jedenásteho dňa má nárok na nemocenské. 

Na akú mzdu má zamestnanec nárok pri práci z domu?

Pokiaľ ide o mzdu zamestnanca vykonávajúceho prácu z domu, tak sa na neho vzťahujú rovnaké pravidlá ako na ostatných zamestnancov. To znamená, že zamestnancovi pri práci z domu patrí jeho bežná odmena za prácu, t. j. jeho klasická mzda, ktorú by dostal, aj keby prácu vykonával na pracovisku. 

Môže zamestnávateľ nariadiť zamestnancovi dovolenku, keď vykonáva prácu z domu?

Aj pri práci z domu platí, že zamestnávateľ musí oznámiť čerpanie dovolenky zamestnancovi aspoň 14 dní vopred. Táto lehota môže byť výnimočne skrátená iba so súhlasom zamestnanca. Čerpanie dovolenky zo dňa na deň je preto možné len na základe dohody zamestnávateľa a zamestnanca. 

Ako dohodnúť Home office ?

Ako sme už uviedli, Home office nemôže zamestnávateľ jednostranne nariadiť, na jeho uplatnenie sa vyžaduje dohoda so zamestnancom. 

Pracovná zmluva väčšiny slovenských zamestnancov pravdepodobne neobsahuje ustanovenie o možnosti využitia Home office v prípade pandemickej situácie (ako bol koronavírus). Preto je potrebné dojednať zmenu pracovnej zmluvy v časti týkajúcej sa miesta výkonu práce, a to najlepšie formou písomného dodatku. Ak k uzavretiu takéhoto dodatku nemôže dôjsť písomnou formou (napr. preto, že zamestnanec je už v domácej karanténne), je možné takúto zmenu urobiť aj elektronicky (e-mailom). 

Na dočasný Home office z dôvodu napr. koronavírusu (napr. po dobu 14 dní) musia byť teda splnené nasledovné požiadavky: 

  • predošlá dohoda alebo súhlas zamestnávateľa s výkonom práce z domu,
  • pracovná pozícia zamestnanca umožňuje výkon práce z domu. 

Ak zamestnávateľ nesúhlasí s prácou z domu alebo zamestnanec nesúhlasí so zmenou pracovnej zmluvy, t. j. odmietne Home office, musí zamestnávateľ zvážiť  všetky riziká a rozhodnúť, či mu umožní výkon práce na pracovisku. Zamestnávateľ je však povinný zabezpečiť ochranu zdravia svojich zamestnancov, a preto musí prijať potrebné opatrenia. Ak zamestnávateľ rozhodne, že takémuto zamestnancovi prácu na pracovisku neumožní, vznikne prekážka na strane zamestnávateľa (§ 142 ods. 3 Zákonníka  práce), za čo patrí zamestnancovi náhrada mzdy vo výške jeho priemerného zárobku. 

ZÁKLADNÉ PRAVIDLÁ PRE FUNGOVANIE HOME OFFICU

Základné pravidlá, na ktoré treba dbať pri zavádzaní Home officu.

Vytvorte VPN-ku

Zaistite, aby sa zamestnanci pripájali na diaľku cez dobre zabezpečenú sieťovú komunikáciu. V praxi to znamená vytvoriť virtuálnu privátnu sieť (VPN), ideálne s dvojfaktorovou autentifikáciou, aby zamestnanci nepristupovali k dátam do firemnej siete z internetu.

Vďaka VPN dokážu počítače roztrúsené po rôznych lokalitách medzi sebou komunikovať rovnako, akoby boli v jednej fyzickej lokálnej sieti, ale najmä je možné vytvoriť takzvaný tunel, čiže virtuálnu dátovú linku medzi zamestnancom a firmou.

Samozrejme, ani VPN nie sú nepriestrelné, ako ukázalo odhalenie bezpečnostných dier v riešeniach od renomovaných dodávateľov, pripájanie cez virtuálne privátne siete je napriek tomu oveľa bezpečnejšie, ako nechať zamestnancov pristupovať k dátam priamo z internetu.

Dajte zamestnancom základné pokyny

Druhým dôležitým krokom pri práci z domu je informovať ľudí o potrebe dodržiavať základné bezpečnostné pravidlá. Patrí k nim:

– Nepripájať sa do internetu a firemnej siete cez verejné WIFI, aby sa hackeri nemohli ľahko nabúrať do poštovej schránky, získať údaje kreditnej karty, alebo firemné prihlasovacie údaje. Lepšie je využiť mobilný hotspot a už zmieňovanú VPN.

– Vyvarovať sa klikania na odkazy z emailov alebo zo sociálnych sietí, hoci vyzerajú na prvý pohľad dôveryhodne a taktiež inštalácie neznámeho softvéru. Ľudia pri hladaní informácií bez váhania klikajú na všetky odkazy sľubujúce zaručené informácie. V skutočnosti však mnohé slúžia na šírenie malvéru pre odchytávanie hesiel alebo ransomvéru, ktorý umožňuje útočníkom zašifrovať dáta napadnutej firmy a pýtať od obetí výkupné.

– Posilniť a pravidelne meniť prístupové heslá, čiže používať dlhšie a zložitejšie heslá obsahujúce aj číslice prípadne špeciálne znaky, alebo ich pre ľahšiu zapamätateľnosť koncipovať napríklad ako úryvky piesní, veršov a podobne. Zvážiť taktiež možnosť použitia nástroja na správu hesiel.

Kontrolujte a monitorujte prevádzku

Nejde o to mať zamestnancov pod drobnohľadom, hoci každá organizácia či manažér si samozrejme musí nájsť vlastný spôsob, ako ľudí na diaľku motivovať a zabezpečiť aby boli produktívni.

Z technického a prevádzkového pohľadu si treba uvedomiť, že pri náraste počtu ľudí pracujúcich z domu dochádza k vyššej vyťaženosti siete v určitých častiach IT infraštruktúry, a tým aj k väčšiemu riziku rozličných funkčných a bezpečnostných problémov, ktoré budú musieť IT oddelenia riešiť.

Počas Home office je pre zamestnávateľov nevyhnutné získať prehľad o tom, čo sa v ich sieti deje. Iba tak dokážu odpovedať na otázku, ako je ich infraštruktúra pripravená na zmeny, ktoré v sieťovej prevádzke nastávajú, či napríklad potrebuje zväčšiť kapacitu liniek, alebo zmeniť firemnú politiku pre internetovú komunikáciu a zaistiť tak nevyhnutnú dostupnosť služieb pre prácu z domova.

Ako zvýšiť bezpečnosť online práce z domu alebo „bezpečný Homeoffice“?

Na základe dlhoročných skúseností v oblasti bezpečnosti a správy infraštruktúry a informačných systémov Vám predstavujeme niekoľko dôležitých odporúčaní, na ktoré by ste nemali zabudnúť v režime Home office: 

  • SLEDOVAŤ HROZBY – Zvýšiť bezpečnostné povedomie zamestnancov (napr. formou e-learningu) ohľadne hrozieb v podvodných mailoch, vyhýbania sa neznámym nezabezpečeným WIFI sieťam, potreby zabezpečenia domácich WIFI routrov, smartphonov a mobilných zariadení atď. 
  • BEZPEČNÝ VPN PRÍSTUP – Využívať VPN prístup s dostatočným počtom licencií a kapacitou od dôveryhodného poskytovateľa pre prácu s kľúčovými firemnými systémami. VPN prístup poskytuje dodatočnú vrstvu zabezpečenia ukrytím IP adresy používateľa, šifrovaním prenosu dát a maskovaním lokalizácie používateľa. 
  • AKTUALIZÁCIA- Aktualizovať operačný systém a programy (vrátane antivírusu) na počítači na najnovšiu podporovanú verziu, čím sa odstránia zistené zraniteľnosti starších, v niektorých prípadoch už nepodporovaných verzii softvéru. 
  • PMANAŽMENT HESIEL- Zaviesť a dodržiavať jednotné pravidlá pre nastavovanie a používania hesiel (napr. sila hesla, pravidelnosť obnovy, povinnosť reset-u predvoleného hesla a pod.) a v prípade prístupu ku kritickým systémom zvážiť overovanie používateľa napr. 2-faktorovou autentifikáciou. 
  • VÝBER BEZPEČNÝCH PROSTRIEDKOV – Uchovávať a zdieľať súbory len prostredníctvom preverených, vnútro-firemne odsúhlasených cloudových služieb a kolaboračných nástrojov. Obmedziť ukladanie firemných dát lokálne na domácom počítači na nevyhnutné minimum, šifrovať lokálne uložené dáta a zároveň vytvoriť ich externú zálohu (napr. v overenom cloudovom úložisku). 

Pravidla práce na Home office z pohľadu zamestnanca

Vytvorte si doma priestor, ktorý využijete len k práci. Myslite na to, čo je okolo vás – pokiaľ telefonujete alebo sa zúčastňujete videohovoru, všetko môže byť vidieť a počuť. 

Snažte sa dodržovať svoj bežný pracovný režim, nerozptyľujte sa ničím.
Svoju prácu si plánujte – základný plán na týždeň dopredu, detailný plán vždy na deň dopredu. Tento plán zdieľajte/konzultujte/tvorte so svojim nadriadeným. 

Buďte dostupný pre svojich kolegov aj zákazníkov, využívajte chat a video hovory.
Behom video hovoru a chatu majte prehľad, kto sa ich účastní a aké citlivé informácie v danej chvíli zdieľate. 

Na konci každého dňa spíšte, na čom ste pracovali a čo ste urobili, tieto informácie zdieľajte so svojím nadriadeným prípadne s celým tímom, pokiaľ ho to ovplyvňuje. Pre evidenciu času využite nástroje pre timetracking. 

Dokumenty zdieľajte na cloudových úložiskách, aby k nim mali prístup kolegovia, ktorí s nimi potrebujú pracovať taktiež. 

Pravidla práce na Home office z pohľadu manažéra

Každé ráno zorganizujte krátky video hovor s každým podriadeným, ktorý je na Home office. Na ‚ ňom zrekapitulujte jeho prácu za predchádzajúci deň a dohodnite si plán práce na ďalší deň. Pokiaľ to nie je možné, majte aspoň prehľad o pláne práce každého takého podriadeného a tieto plány včas korigujte. Vyžadujte taktiež po každom podriadenom denný report práce. Podľa potreby vykonávajte krátke meetingy celého tímu videokonferenčnou formou, priebežne sa informujte o dianí v tíme a rekapitulujte si výsledky práce tímu. 

Pravidla pre tých, ktorí sú v kancelárii

Pre tých z kolegov, ktorí nie sú na Home office, by mala platiť v dobe pandémie, okrem bežných hygienických pravidiel aj tieto pravidlá: 

  • Pokiaľ to ide, cestujte autom nie MHD.
    Držte si odstup od svojho okolia, doporučená bezpečná vzdialenosť je 2-4 metre, využívajte čo najväčšiu miestnosť (čo najviac sa rozptýľte do priestoru).
    Nepodávajte si ruky, zdravte sa pokývnutím ruky. 
  • Meetingy presuňte do virtuálneho priestoru (videokonferencie, chaty), stretávajte sa čo najmenej.
    Schôdzky, ktoré nejde presunúť na web, čo najviac skráťte a maximálne obmedzte počet účastníkov. Čo najviac vetrajte. 
  • Povinne používajte dezinfekciu, tu nechajte priamo pri vstupe do kancelárie.
    Pravidelne dezinfikujte povrchy, ktorých sa dotýka viac ľudí (kľučky, madlá atď.). 

Zaveďte počas Home-office vo firme zdieľaný zoznam otázok a odpovedí

Vytvorte si čo najskôr dokument na otázky od zamestnancov, ku ktorému budú mať prístup všetci zamestnanci. Uložte ho na Cloud alebo na firemný  server, ak k nemu majú všetci zamestnanci prístup z domu. Vychádzajme z toho, že teraz všetci vaši zamestnanci pracujú z domu (využívajú Home- office). V podstate sa museli prispôsobiť zo dňa na deň na novú situáciu a určite im hlavou víria mnohé pracovné, organizačné alebo osobné otázky. Zároveň mnohí z nich sú v kontakte s vašimi zákazníkmi a riešia podobné otázky, na ktoré by vaši zákazníci mali dostávať zladené odpovede. 

Výhody zdieľaného súboru so všetkými zamestnancami: 

  • zhromažďovanie otázok organizovane podľa témy na jednom mieste (vyhnete sa napríklad dohľadávaniu v emailoch), jednotný prístup ku všetkým zamestnancom a rovnaké odpovede,  ušetríte čas sebe, lebo nemusíte odpovedať na rovnaké otázky rôznym zamestnancom, ušetríte čas svojim zamestnancom, lebo predtým ako sa na niečo opýtajú, si môžu pozrieť v tabuľke, či už niekto danú otázku nevyslovil, 
  • jednotný prístup v odpovediach ku zákazníkom alebo dodávateľom, vďaka nazbieraným faktom budete vedieť vyhodnocovať každý týždeň, kde má vaša firma aktuálne najväčšie biznisové výzvy a čo vašich zamestnancov najviac zamestnáva alebo trápi. 
  • Nezabudnite, že počas krízového režimu (nielen pri práci z domu) je dôležitá rýchlosť, preto skúste zabezpečiť zdieľanie súboru v reálnom čase. Zároveň si dohodnite so svojimi zamestnancami presné časy (napr. o 9-tej, 13-tej a 17-tej hodine), kedy budete počas dňa súbor kontrolovať, aby si navykli zadávať svoje otázky  v pravidelnom režime. Výhodou tohto pravidla je aj vaše uistenie, že sa k ich otázke zodpovedná osoba vo firme dostane a nezostane nepovšimnutá tri dni niekde na konci emailu. 

Efektivita zamestnancov pri práci z domu najskôr výrazne klesne – určite denné priority

Očakávajte, že zamestnanci na Home-office budú v prvé dni (niektorí aj týždne) pracovať možno na 50% svojho bežného výkonu, pretože toto nie je štandardná situácia, keď sa počas obednej pauzy vybehnete vyvetrať s kamarátmi do reštaurácie, alebo si niečo na vybaviť na úrade. Kvôli karanténnym opatreniam a sociálnej izolácii, vaši zamestnanci môžu byť roztržitejší, nervóznejší alebo vystrašenejší. To sa môže prejaviť  v odďaľovaní inokedy bežných rozhodnutí, vo zvýšenej chybovosti pri práci (prehliadnutie dôležitých súvislostí) alebo vo väčšej podráždenosti na telefóne. 

Taktiež mnoho rodičov muselo ostať doma so svojimi deťmi a okrem práce pre vás, musia nielen svoje deti zabaviť, ale sa aj s nimi omnoho viacej učiť. Dobrou správou je, že efektivita práce na Home-office bude u väčšiny zamestnancov s odstupom času narastať. Pretože si zvyknú na nové podmienky a budú si vedieť lepšie zorganizovať svoj čas aj priority.

Čo môžete urobiť ako nadriadený: 

  • prispôsobte zadávanie úloh očakávanému poklesu efektivity (počas prvých 1 – 4 týždňov), komunikujte pravidelne priority, na ktorých má váš zamestnanec pracovať počas aktuálneho týždňa alebo dňa, 
  • dávajte intenzívnu spätnú väzbu k výstupom, ktoré vám vaši zamestnanci posielajú, pýtajte sa, ako dlho zamestnanec na vami zadanej úlohe pracoval, a rozprávajte sa o tom, či je to adekvátne množstvo času, 
  • buďte viac empatický – berte na vedomie konkrétnu situáciu daného človeka, s ktorým komunikujete (túto situáciu inak zvláda matka s deťmi a inak mladý slobodný tridsiatnik), 
  • opýtajte sa vašich zamestnancov, v akých časoch by sa im najlepšie pracovalo (u niekoho to napríklad ide skôr po 17-tej hodine, keď príde druhý partner z práce a prevezme zodpovednosť za deti), 

Počas home-office nezabúdajte na častý vizuálny kontakt

Video platformy zažívajú v tieto dni nevídaný rast. Aj keď ukázať sa na kameru mohlo byť doteraz niekomu nepríjemné, stala sa z toho nevyhnutnosť, na ktorú si časom všetci zvykneme. Telefonovať a emailovať nestačí. Nastavte si s vašimi zamestnancami 1:1 video hovory. Aj vaše firemné porady by mali prejsť do video platformy. 

Frekvencia video komunikácie záleží nielen od toho aký veľký máte svoj tím, ale tiež aj od toho, ako často ste sa doteraz osobne stretávali. 

Podporujte aj ostatných spolupracovníkov, aby nezabudli využívať video hovory namiesto telefónu, keď medzi sebou komunikujú. Stretávali ste sa všetci doteraz na rannej káve v kuchynke a poklebetili o tom, čo sa deje vo svete? Skúste na to využiť „15-minútovú online rannú kávu“ aspoň 2-3 krát do týždňa so všetkými zamestnancami, ako prejav ľudskej spolupatričnosti a upevňovanie tímového ducha. Kto sa pripojí, sa pripojí. Mnoho ľudí má zároveň na Home-office problém s rannou disciplínou a vstávaním. Virtuálna káva ich môže motivovať vstať skôr z postele a mať pevný bod začiatku práce. 

Koordinujte kľúčových ľudí, ale informujte všetkých

Či to nazvete „krízový míting“ alebo „výnimočná manažérska porada“ – na tom teraz nezáleží. Zmenili sa okolnosti práce, prichádzajú nové výzvy, na ktoré treba reagovať, mení sa správanie zákazníka. Zároveň sa mení aj vaša firemná kultúra. 

V každej firme sú kľúčoví hráči, na ktorých firma v zásade stojí. Vo väčších firmách je to vyšší manažment a špecialisti. Ak ste ale napríklad firma s piatimi ľuďmi, vrátane dvoch juniorov, neznamená to, že všetky rozhodnutia musíte robiť spolu. Zadefinujte si skupinu ľudí, ktorí budú diskutovať o najdôležitejších rozhodnutiach firmy počas krízového režimu, a určite individuálne zodpovednosti a úlohy. 

Zriaďte s kolegami pracujúcimi z domu spoločný videohovor minimálne jedenkrát denne, v začiatkoch krízového režimu aj častejšie. Kým sa všetci skoordinujete a vyladíte firemné priority a nové pravidlá spolupráce, pár týždňov to potrvá. Dohodnite sa na tom, kto a ako často bude informovať ostatných zamestnancov. Transparentnosť je základ. Určite si mnohí z vás všimli, že najmä počas prvých dvoch týždňov šírenia koronavírusu na Slovensku, vláda verejnosť pravidelne a veľa informovala. Občas aj  o detailoch, ktoré sa mohli niektorým zdať zbytočné. 

Zvýšená informovanosť počas kritického obdobia ľudí upokojuje a zároveň zamedzíte šíreniu firemných šumov a dezinformácií. 

Ak budú pracovať vaši zamestnanci vo väčšej pohode a budú vám dôverovať, že sa s nimi delíte o všetko podstatné informácie, budú podávať aj naďalej dobrý a sústredený výkon. A ten každá firma do nasledujúcich mesiacov potrebuje ako soľ. 

Ako lepšie zvládať Home Office – pre zamestnancov

Ak je to možné, vytvorte si doma priestor, ktorý budete používať iba na prácu tzv. „kancelárske prostredie“. Prácu z domu považujte za skutočnú prácu. Pokúste sa zariadiť si svoje kancelárske prostredie v dobre osvetlenej miestnosti alebo miestnosti s čo najväčším množstvom prirodzeného svetla. Samozrejme, že nie je dobré, ak pracujete z pohovky. Majte dobrú stoličku. A nezabúdajte na malé veci, napríklad na slúchadlá pre eliminovanie domáceho hluku. 

Denne plánujte pravidelné informačné stretnutia s nadriadeným. Snažte sa organizovať a vždy dodržiavať tieto stretnutia v rovnakom čase. Kľúčom k práci z domu, bez ohľadu na aktuálnu situáciu, je jasná komunikácia s nadriadeným a vedomosť, čo sa od vás očakáva. Keď pracujeme z domu a nie sme v tesnej blízkosti svojho nadriadeného, znamená to, že komunikácia už nebude taká ľahká a bez námahy. Zlyhanie komunikácie je ešte pravdepodobnejšie, ak vaše pracovisko nebolo doposiaľ na prácu na diaľku pripravené. Váš nadriadený nemusí byť napríklad zvyknutý na virtuálny manažment svojich ľudí, alebo vaša spoločnosť nemusí mať k dispozícii sadu nástrojov pripravených na použitie pre vzdialených pracovníkov, ako sú napríklad “chatové” a videokonferenčné aplikácie. Zabezpečenie tejto formy „bohatšej” komunikácie s celým tímom pomáha k efektívnejšej práci, a čo najviac sa podobá na komunikovanie tvárou v tvár. 

Nastavte si pravidelný denný systém a kopírujte svoj bežný pracovný režim. Pokúste sa držať svojej pôvodnej rutiny z obdobia predtým, ako ste začali pracovať z domu. Ak ste mali byť v práci o 8:00, nezobúdzajte sa o 7:59. Doprajte si trochu času pred tým, ako sa zobudíte, dáte si kávu, naraňajkujete sa. Obzvlášť je to dôležité pre tých, ktorí nie sú ranné typy a potrebujú mať ten “pocit” že musia ísť do práce. Oblečte si pohodlné pracovné oblečenie – nie pyžamo. Fakt, že môžete pracovať v pyžame, ešte neznamená, že by ste to mali aj skutočne robiť. Je to súčasť mentálneho triku ako nastaviť mozog pre lepšie pochopenie rozlíšiť naše psychické fungovanie medzi prácou a zvyškom života v rovnakom prostredí. Pre mužov je dôležité, aby svoj zvyk denného holenia nevynechávali. 

Osobné stretnutia obmedzte iba na absolútne nevyhnutné prípady. Počas pracovného času musíte byť dostupný. Ak nie ste na dovolenke, PN-ke alebo sa nestaráte o člena rodiny, vzťahujú sa na vás rovnaké pravidlá, ako keby ste boli v kancelárii. Pravidelne na diaľku komunikujte so svojimi klientami, buďte otvorení a chápaví. Premýšľajte o tom, čo je okolo vás – ako ste oblečení a čo vidí klient vo vašom priestore. Najlepší pracovníci na diaľku sa pravidelne spoja so svojimi klientmi pomocou rôznych nástrojov. Pri uskutočňovaní virtuálnych hovorov sa vždy uistite, koho pozývate a aké informácie zdieľate v danom okamihu. 

Komunikujte s ostatnými členmi tímu nielen o tom ako vaša práca napreduje ale aj o živote okolo vás. Informujte sa navzájom aj o denných aktivitách kolegov. Sociálne dištancovanie nie je ľahké, najmä ak ste zvyknutí na rušnú kanceláriu. Je vhodné uistiť sa, že s niekým telefonujete aspoň raz za deň. Keďže dekompresia počas obeda so spolupracovníkmi je teraz vylúčená, neznamená to, že vaša obedňajšia prestávka musí byť osamelá. Aj keď je to nezvyčajné, pre kolegov, ktorí žijú sami, je príjemné spojiť sa s ľuďmi mimo ich „kancelárie“ a len tak sa porozprávať. Je vhodné, aby menšie skupiny po dvoch až troch ľuďoch spolu strávili “obedy” aj takýmto spôsobom. Spoločenská izolácia je prirodzený jav v prostredí “home office”. 

Ako sa správať bezpečne

Pri home office netreba poľaviť zo svojej ostražitosti. Pokusy o kompromitáciu vašich citlivých údajov a dôležitých dát vášho zamestnávateľa sa v tomto čase môžu zvýšiť. Preto je dôležité viac ako inokedy dodržiavať základné zásady kybernetickej hygieny: 

  • Vždy si overte odosielateľa mailu, telefonátu alebo inej správy (SMS, správy na sociálnych sieťach, prostredníctvom iných online služieb a podobne) – napríklad osobne alebo telefonicky. Ak mail prišiel od oficiálnej inštitúcie alebo autority, reverte si, či mailová adresa alebo osoba odosielateľa vôbec existuje a je oficiálnou adresou alebo osobou, ktorá inštitúciu zastupuje Zvýšte svoju pozornosť, ak správa, ktorú čítate, obsahuje gramatické chyby – môže ísť o automatizovaný preklad, ktorý útočníci často využívajú Pri telefonátoch sa pýtajte na základné otázky – kto je volajúci, z akej inštitúcie, na základe akého poverenia vám volá, prečo od vás pýta údaje, na čo budú použité a podobne. 
  • V žiadnom prípade nehovorte volajúcemu prihlasovacie údaje do systémov, údaje o platobných kartách alebo osobné údaje. Neotvárajte správy od neoverených alebo úplne neznámych odosielateľov, ktoré obsahujú podozrivý predmet správy 
  • Podozrivé prílohy alebo odkazy, ktoré sa v maily nachádzajú, neotvárajte a nesťahujte 
  • Vypnite si funkciu Náhľad prílohy v mailovom klientovi .
  • Na nasledujúce správy neodpovedajte a ihneď ich prepošlite osobe zodpovednej za bezpečnosť vo vašej organizácii 
  • správy, ktoré od vás pýtajú citlivé údaje – prihlasovacie údaje, osobné údaje, údaje o platobných kartách a podobne správy, ktoré vás vyzývajú k okamžitému konaniu – poskytnúť vaše osobné alebo iné  citlivé údaje, kliknúť na odkaz, stiahnuť  prílohu a podobne.
  • Pravidelne komunikujte so svojim zamestnávateľom a s osobou, ktorá má vo vašej organizácii na starosti kybernetickú a informačnú bezpečnosť. Hláste podozrivé udalosti alebo bezpečnostné incidenty, napríklad phishingové maily, podozrivé telefonáty, SMS správy, neštandardné správanie vášho počítača a podobne.
  • Riaďte sa pokynmi vášho zamestnávateľa v oblasti bezpečnosti. 

Ako zabezpečiť svoje zariadenia

Ak na svoju prácu využívate svoju domácu sieť, čo najlepšie si ju zabezpečte tak, aby ste znížilo riziko jej kompromitácie. Na vašom wifi routri alebo access pointe: 

  • zmeňte prednastavené administrátorské heslá na silné a jedinečné, nakoľko prednastavené heslá sú ľahko dohľadateľné útočníkom, napríklad prostredníctvom verejne dostupných užívateľských príručiek 
  • zakážte pripojenia na zariadenie prostredníctvom protokolov ssh a telnet, respektíve zabezpečte tieto komunikačné protokoly silným heslom pripojenie na zariadenie zabezpečte silným  heslom. Na zabezpečenie používajte protokol WPA2 alebo WPA3, nezdieľajte heslá k vášmu zariadeniu so žiadnou inou osobou mimo vašej domácnosti. 
  • Používajte silné heslá a do každého vami používaného zariadenia a do každej služby používajte iné heslo. Všade, kde je to možné, používajte dvojfaktorovú autentifikáciu – vyhnite sa však dvojfaktorovej autentifikácii cez SMS. Udržujte váš počítač a všetky zariadenia, s ktorými sa pripájate do internetu, aktualizované. 
  • Pravidelne aktualizujte aj softvérové produkty, ktorými vo vašich zariadeniach disponujete – prednostne tie, ktoré používate na vašu prácu, Používajte  ktualizovaný antivírový softvér 
  • Dáta zálohujte len na zamestnávateľom schválené úložisko 
  • Obmedzte iným osobám prístup k zariadeniam, ktoré používate na prácu – aby nedošlo k vedomej alebo k náhodnej kompromitácii alebo zmazaniu dôležitých dát. Takisto obmedzte používanie pracovných zariadení na hranie hier a online aktivity. 

Zhrnutie na záver:

Home office sa počas epidémie koronavírusu stal dôležitým nástrojom na ochranu zamestnancov pred nákazou a súčasne významnou metódou na zachovanie prevádzky firiem, aj keď v obmedzenom režime. Počas krízového režimu pracujú ľudia pod väčším tlakom a zažívajú omnoho väčší stres. Ľudskosť a záujem o človeka v ťažkých chvíľach by mali byť teda na prvom mieste. Pripomínajte si to najmä počas prvých týždňov, kým si vaši ľudia ako-tak nezvyknú, že žijeme novú dobu.

Možno niekoho pri čítaní predchádzajúcich riadkov napadne: „Na to teraz nemám čas, chodiť okolo svojich ľudí v rukavičkách, musím zachraňovať predaj.“ Nemusí to byť celkom tak. Skúsenosti hovoria, že pár minút  takéhoto kontaktu navyše počas ťažkých chvíľ znamená, že  zamestnanci sú lojálnejší a podávajú vyšší výkon. Nielen počas krízy, ale aj po nej. V komunikácií je menej konfliktov alebo nedorozumení, a všetkým sa spolu robí príjemnejšie.